Una vez realizada la integración con Microsoft 365, pasamos a configurar los usuarios (en Exchange y One Drive), sites (en SharePoint) y/o equipos (en Teams) de los cuales queremos realizar copias de seguridad. En el caso de Teams y Sharepoint la protección es por organización, por lo que no es necesario añadir las cuentas de los usuarios a proteger, pero sí añadir los sites o equipos.
Es importante que tengas en cuenta que hasta que no se hayan configurado los usuarios, sites y/o equipos no se generarán las copias de seguridad.
Configuración de backups en el servicio gestionado de Backup M365
En el caso del servicio gestionado, salvo que se indique lo contrario en la llamada de PEM, se realizarán copias de seguridad de todos los elementos incluidos en el usuario de Microsoft 365. Al realizar la copia de todo, si en algún momento se añaden nuevos usuarios a la organización, se agregarán también a la copia de seguridad y generarán costes adicionales, ya que el coste del servicio es por usuario.
En caso de no querer aplicarlo para todas las cuentas, si deseas incluir o eliminar usuarios tendrás que solicitarlo desde la cuenta autorizada en acens vía correo electrónico a la dirección soporte@acens.com o vía ticket desde tu Panel de Cliente.
Si no deseas proteger todas las cuentas de tu organización, pero sí todas las que estén dentro de un grupo, evitando tener que avisar al equipo de acens cada vez que se añada o elimine un usuario, tendrás que crear un grupo en el Directorio Activo e indicarlo desde tu Panel de Cliente vía ticket.
Configuración de backups en el servicio auto-gestionado de Backup M365
En el caso del servicio auto-gestionado, durante la Puesta en Marcha se explicará el proceso de añadir cuentas, sitios y equipos a la copia de seguridad, pero tendrás que completar tú mismo el proceso.
¿Qué opciones existen para configurar el Backup M365?
A. Realizar backup de toda la organización:
- Desde el menú lateral izquierdo, acceder al apartado Proteger – Office 365.
- Ve al apartado Apps.
- Seleccionar la APP (Exchange, OneDrive, Teams, SharePoint).
- Se abre la configuración, hay que seleccionar Contenido.
- En el lateral derecho, clicar en Añadir.
- A continuación, se muestra un desplegable, hay que seleccionar Todos los buzones / Todos los sites / Todos los teams.
- Aparecerá un mensaje de confirmación, tendrás que seleccionar el plan de Office 365.
- Por último, pulsa Guardar.
Importante: Esta acción tendrás que realizarla para las distintas aplicaciones, una por una. En todos los casos se hará del mismo modo, solo que en unos casos son usuarios (importante: el coste del servicio es por usuario) y, en los otros, por sites y equipos.
B. Realizar backup de una selección de usuarios de la organización, lo más sencillo es crear un grupo en el Directorio Activo desde M365 y luego configurar la copia de seguridad. De este modo, los usuarios que se encuentren en el grupo del Directorio Activo, presentes y futuros, estarán respaldados.
Configuración usuarios mediante un grupo en el Directorio Activo, se hará para cada APP (Exchange y One Drive):
- Desde el menú lateral izquierdo, acceder al apartado Proteger – Office 365.
- Ve al apartado Apps.
- Seleccionar la APP (Exchange / One Drive).
- Se abre la configuración, hay que seleccionar Contenido.
- En el lateral derecho, clicar en Añadir.
- A continuación, se muestra un desplegable, selecciona Grupo / Grupo AD.
- Se abrirá una nueva ventana, tendrás que seleccionar el plan (6a) el grupo creado en el Directorio Activo (6b) y pulsar Agregar (6c).
Importante: Si entra un usuario nuevo en la organización, será necesario que lo incluyas en el grupo del Directorio Activo para que se active la copia de seguridad para su cuenta. Si lo eliminar del grupo AD, tendrás que eliminar la copia de seguridad de la herramienta para que no se siga facturando.
C1. Realizar backup de una selección de usuarios, sitios y equipos
- Desde el menú lateral izquierdo, accede al apartado Proteger – Office 365.
- Ve al apartado Apps.
- Selecciona la APP (tendrá que hacerse con todas).
- Se abre la configuración, desde donde debes seleccionar la opción Buzones / Usuarios / Sitios / Equipos, según la APP que estés configurando.
- En el lateral derecho, pulsa sobre Añadir.
- A continuación, se muestra un desplegable, selecciona Añadir buzón / usuario / sitio / equipo, según la APP.
- Se mostrará una nueva ventana, selecciona el plan (6a), elige los buzones / usuarios / sitios / equipos (6b) y pulsa Guardar.
C2. Realizar backup de una selección de usuarios, sitios y equipos
- Desde el menú lateral izquierdo, accede al apartado Proteger – Office 365.
- Ve al apartado Apps.
- Selecciona la APP (tendrá que hacerse con todas).
- Se abre la configuración, desde donde debes seleccionar la opción Contenido.
- En el lateral derecho, pulsa sobre Añadir.
- A continuación, se muestra un desplegable, selecciona Categoría personalizada.
- Se mostrará una nueva ventana, selecciona Añadir regla.
- Configurar la regla:
- Fuente: User SMTP Address
- Operador: Regular Expression
- Valor: Deben añadirse las cuentas a respaldar, permitiendo hasta un máximo de 2.048 caracteres, separándose las cuentas por el símbolo pipe "|".
- Para finalizar, pulsar Añadir.
La primera copia de todo el contenido tendrá una duración más larga que el resto de las copias habituales dependiendo de el volumen del contenido de los buzones, las cuentas de OneDrive y Exchange, los sitios de SharePoint y los grupos de Teams. La herramienta mostrará todas aquellas cuentas que se han configurado para hacer el backup.
Importante: Hasta no haber realizado esta configuración, las cuentas, sitios y equipos no estarán respaldados. En el caso del servicio auto-gestionado, será el cliente el responsable de añadir usuarios, sitios y/o equipos a la copia de seguridad.