IMPORTANTE: Debes seguir las instrucciones que te indicamos a continuación para evitar la posible pérdida de contenido.
Si tienes un buzón de Microsoft 365 configurado en Outlook como cuenta POP3, todo el contenido del buzón se guarda localmente en el equipo, no en la nube. Por ejemplo, los correos enviados, las carpetas de correo creadas, los contactos y los calendarios, sólo estarán disponibles en el equipo. Esto supone que, al acceder al buzón en la nube (ya sea a través del acceso web o configurando el buzón por Exchange), no encontrarás este contenido.
El proceso para migrar todo el contenido local de un buzón configurado por POP3 a la nube, para que esté disponible trabajando por Exchange en Outlook conlleva unos pasos previos.
Importante: El usuario de Microsoft 365 debe tener ya asignada una licencia que permita el acceso a Exchange. Si tienes dudas, puedes ver el artículo sobre cómo administrar licencias de un usuario en Microsoft 365.
1. Creación de la copia del contenido del buzón.
Advertencia: Una vez que se lance el proceso de copia, Outlook puede quedarse inoperativo durante varios minutos o incluso más de una hora, en función del tamaño del buzón y de los recursos del equipo. Debes tenerlo en cuenta antes de iniciar el proceso.
a) Abre Outlook en tu Escritorio y selecciona Archivo > Abrir y Exportar > Importar o Exportar:
b) En la siguiente ventana, selecciona la opción Exportar a un Archivo y haz clic en Siguiente:
c) En la siguiente ventana, selecciona Archivo de datos de Outlook (.pst) y haz clic en Siguiente:
d) Selecciona el buzón entero, marcando incluir subcarpetas, para que se haga una copia de todo el contenido del buzón y haz clic en Siguiente:
e) Haz clic en Examinar para elegir la carpeta de tu disco duro donde quieras guardar el archivo .pst y elige un nombre. Este archivo incluirá todo el contenido del buzón que vas a copiar, debes asegurarte de que se guarda en un disco duro con espacio disponible suficiente y en una carpeta de fácil acceso para encontrarlo más adelante. Nota: Aunque no debería hacer falta, al estar creando un archivo nuevo, marca la opción de Permitir la creación de duplicados para asegurarte de que no se pierda ningún contenido. Por último, haz clic en Finalizar:
f) Se abrirá una nueva ventana para incluir una contraseña al archivo .pst que se va a crear. Si quieres proteger el archivo con una contraseña, puedes hacerlo, pero asegúrate de recordar la contraseña porque será necesitará en pasos posteriores. Nota: No es necesario proteger con contraseña este archivo para poder continuar con el proceso, puedes avanzar dejando ambas casillas en blanco. Por último, pulsa sobre Aceptar:
g) Con esto, Outlook comenzará la generación de una copia completa del buzón en un archivo terminado con la extensión .pst que se guardará en la carpeta que hayas indicado en el paso e.
Importante: Ten en cuenta que, dependiendo del tamaño del buzón y los recursos disponibles en el equipo, este proceso puede tardar entre unos minutos y unas horas en completarse. Mientras se está realizando, además, la aplicación Outlook quedará ocupada y es probable que deje de responder como si estuviera dando fallos. No cierres Outlook, ni apagues el equipo mientras está realizándose esta copia.
2. Crear un nuevo Perfil y configurar buzón por Exchange:
a) Cierra Outlook y ve al panel de control de tu equipo. Lo más rápido es hacer clic en la tecla de Windows y escribir panel de control, o pulsar las teclas de Windows y R al mismo tiempo y en la ventana de Run que se abre, escribir control y pulsar OK.
b) Una vez en el Panel de Control elige la opción de Mail o Correo Electrónico, que encontrarás en el apartado Cuentas de usuario:
c) Haz clic en Mostrar Perfiles:
d) Selecciona Agregar e indica un nombre para el nuevo perfil de correo:
e) Te pedirá información para configurar tu buzón por Exchange. Los datos que tendrás que incluir son: nombre, dirección de correo electrónico y contraseña dos veces, y luego hacer clic en Siguiente:
f) Cuando se termine de configurar se mostrará una nueva ventana con el mensaje ¡Felicidades! En esta ventana, tendrás que desmarcar todas las casillas que estén marcadas, si es que hay alguna, y hacer clic en Finalizar:
g) Se mostrará de nuevo la ventana de gestión de perfiles. Nota: Si lo deseas, en la parte inferior puedes marcar el botón de usar siempre este perfil y seleccionar el nuevo perfil configurado. De esta manera no te pedirá elegir entre el perfil antiguo y el nuevo cada vez que abras Outlook. Si quisieras acceder al perfil antiguo, siempre podrías volver aquí para cambiar esta opción. Para terminar, haz clic en Aceptar:
Importante: Te recomendamos que no borres el viejo perfil. De este modo, podrás acceder a éste si lo necesitas durante el proceso de migración o más adelante. Si lo borras, se borrarían también todos los correos vinculados a dicho perfil.
3. Importar la copia al nuevo buzón.
a) Abre Outlook de nuevo y accede a Archivo > Abrir y Exportar > Importar o Exportar:
b) Selecciona Importar de otro programa o archivo y haz clic en Siguiente:
c) Deja seleccionado Archivo de datos de Outlook (.pst) y haz clic en Siguiente:
d) Pulsa sobre Examinar para seleccionar el archivo .pst que se creó en el anterior paso. A continuación, marca la casilla No importar elementos duplicados y haz clic en Siguiente:
e) Deja seleccionadas las opciones Archivo de datos de outlook e Incluir subcarpetas. Marca también la opción Importar elementos en la misma carpeta de:, y en el desplegable selecciona el buzón de correo recién añadido a Outlook. Por último, haz clic en Finalizar:
Importante: Recuerda que, dependiendo del tamaño del buzón y los recursos disponibles de tu equipo, este proceso puede tardar entre unos minutos y unas horas en completarse. Además, mientras se está realizando la importación del contenido, la aplicación Outlook quedará ocupada y es probable que deje de responder, como si estuviera dando fallos. No cierres Outlook, ni apagues el equipo, mientras está realizándose esta copia.
Una vez terminada la copia del contenido, empezará a sincronizarse todo el contenido importado con la nube (subirlo a los servidores de Office 365), esto también puede llevar varios minutos. Mientras se lleva a cabo esta actualización en la nube, puedes ver que los correos, contactos y calendarios están disponibles en Outlook, aunque pueden tardar unas horas en estarlo si accedes al servidor por vía web. Para que no retrasar este proceso, te recomendamos dejar Outlook abierto hasta que termine la sincronización.